|
В целом разговоры о такой позиции, как личный помощник, заходит в последнее время очень часто. Одни эксперты относятся к этой категории сотрудников серьезно, уделяя их работе должное внимание и уважение, другая же категория наоборот оценивает персональных ассистентов как желающих легко заработать деньги.
В свою очередь адекватные руководители все же относятся к личным помощникам, как к настоящей опоре и поддержке, как к своей правой руке в прямом смысле этого слова. Для того, чтобы оправдывать ожидания руководителя, необходимо обладать немалым количеством профессиональных качеств, отвечающих требованиям компании и, в первую очередь, первого лица.
Помощник руководителя по роду своей деятельности должен много общаться с разными людьми: руководителями, клиентами, сотрудниками, деловыми партнерами. В виду данной коммуникации он сталкивается с тем, что люди по-разному воспринимают информацию, принимают решения, мотивируются, реагируют на те или иные обстоятельства. И это связано с их личными особенностями и предпочтениями. Как определять эти особенности и как учитывать их в деловом и повседневном общении? Как оценить собственные качества характера? Что такое совместимость людей в коллективе и как ее достигнуть? Как вести переговоры и деловую переписку с учетом личных качеств вашего партнера? Эти и многие другие вопросы моментально встают на первый план перед помощником руководителя.
Помощник руководителя, как и любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, к сожалению, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает невероятное количество сил и времени, а между тем круг собственных знакомых существенно сужается из-за постоянной занятости. В итоге зачастую происходит переоценка ценностей: а надо ли мне все это и стоит ли моя полная отдача того, чтобы лишать себя обыкновенных человеческих радостей?
Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ратуют за бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д.
Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не одно «но». Излишняя погруженность в дела руководителя создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Это приводит к тому, что при переходе с одного места работы на другое руководитель старается «забрать» с предыдущего места самое дорогое – личного помощника. Руководитель действительно может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого. Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается заложником настроений помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. Но и у этой ситуации есть обратная сторона медали – иногда сотрудники стараются всеми возможными способами воздействовать личного помощника с целью разузнать настроение босса, его намерения и так далее. Как итог – работа личного помощника завязана на постоянном стрессе.
От того, какими деловыми и личностными качествами обладает личный помощник, зависит не только эффективность работы руководителя, но и микроклимат в самой организации. Большинство руководителей нуждаются сегодня не только в услугах секретаря, который отвечает на звонки и занимается делопроизводством, но в личном помощнике, способном за всем следить и все запомнить, вовремя подготовить нужную информацию, организовать деловые встречи. Требования, предъявляемые к личному помощнику руководителя, существенно отличаются от тех, которым должен отвечать секретарь.
К деловым качествам, которые руководители хотят видеть в своем помощнике, прежде всего относятся профессиональные навыки секретарской работы (умение работать с офисными программами и техникой, владеть навыками делопроизводства и т.д.);
опыт организаторской работы (высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции, обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов); предусмотрительность (умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу).
Вообще предназначение позиции личного помощника заключено в самом названии: помогать своему боссу. На вопрос, как именно помогать, с одной стороны, нет однозначного ответа. Ведь главным критерием выбора помощника в конечном итоге является личность руководителя, его стиль управления и рабочие предпочтения. На этой основе составляются конкретные должностные инструкции и требования к кандидату. С другой стороны, существует правило на все времена: главное в должностной инструкции помощника – помогать руководителю, выполнять ЕГО должностную инструкцию.
Деятельность руководителя многогранна и сложна. Она включает стратегическое планирование, формирование корпоративной культуры, управление персоналом, ведение переговоров, функции организации и контроля и многое другое. Помощник должен обеспечивать административную поддержку всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель, а значит, быть многофункциональным и многопрофильным сотрудником.
Руководитель и его помощник – это тоже мини-организация, стержень которой - коммуникация. Качество взаимодействия определяет качество взаимоотношений «руководитель – помощник» и качество совместной работы. Эффективное взаимодействие не означает безоговорочного согласия. Оно означает взаимопонимание.
Эффективное взаимодействие не означает, что помощник должен только слушать руководителя и кивать в ответ. Подобная пассивная позиция, с одной стороны, конечно, безопасна, однако почти полностью исключает возможности для профессионального развития. И, как показывает современный опыт, далеко не всех руководителей удовлетворит простое подчинение. Напротив, все чаще боссы ожидают от своих ассистентов активного отношения к работе, умения вносить и аргументировать предложения, высказывать свою точку зрения. Такой стиль работы требует от помощника определенной уверенности в себе, иначе как побудить руководителя слушать вас и серьезно воспринимать ваше мнение?
Еще одним особым качеством просто обязан обладать личный помощник – это адекватная реакция на сообщение руководителя, что является важным элементом процесса восприятия. Личный помощник должен на 100% чувствовать своего руководителя, соответственно здраво оценивать любое поведение своего боса, в том числе и критику.
Если критика справедлива и ее причина – действительные ошибки, то единственно правильной линией поведения будет:
1. Признать обоснованность критики.
2.Сказать, что вы намерены делать для исправления ситуации.
3. Заверить руководителя, что в дальнейшем не допустите повторения подобной ситуации.
Руководитель и помощник – это «команда двух», успех работы которой зависит от обеих сторон. В то же время в этой команде роли четко разделены: руководитель – ведущий, а помощник – ведомый. Это значит, что помощник подстраивается под руководителя, а не наоборот. Поэтому не торопитесь «перевоспитывать» своего начальника, если что-то не ладится в процессе общения. Способы воздействия на руководителя действительно существуют, однако они требуют подготовки, специальных навыков и, кроме того, связаны с определенным риском.
Лично мне могу сказать повезло с личным помощником. Мы с ней практически на 100% понимаем другу друга. Руководитель всегда должен оставлять за собой некий 1-1,5% для того, чтобы иметь управление над ассистентом. Но лучше, чем она сама, никто не сможет рассказать про нашу работу.
Анжелика Семикопейкина, личный помощник руководителя КГ ИМИКОР:
«Всегда про руководителя хочется рассказать какую-либо необычную историю. В ноябре 2007 года в преддверьях ежегодного мероприятия нашей компании по работе с бывшими сотрудниками ВЕКТОР РАЗВИТИЯ HR-Карьеры Нина Карелина работала в сумасшедшем режиме, встречи были расписаны не просто по часам, а по минутам. Времени у нее не хватало ни на что, тем более на походы за покупками. Но мой руководитель – это не только человек бизнеса, это еще и женщина, которая просто обязана была выглядеть на мероприятии на все 100%. У нас с ней была общая задача – подобрать одежду и обувь. Она меня вызывает и говорит: «Ты знаешь мой вкус, ты знаешь мой размер, вот деньги иди в магазин и покупай. Я должна выглядеть подобающим образом». Те у меня была задача не просто подобрать одежду, мне необходимо было ее купить. Купить – дело не сложное, сложнее было договориться с продавцами на обмен товара, если он не подойдет. В итоге все выбрала, подобрала и обувь, и одежду, и даже нижнее белье. Показав все руководителю, мало того, что все подошло, главный курьез состоял в том, что один из наборов нижнего белья, купленный мною, был куплен ей за неделю до этого: цвет в цвет, размер в размер.
И как в продолжение этой истории: необходимо было подшить рукава на купленном костюме. Записала нас с ней в ателье, но в назначенное время она не смогла приехать, и мне надо было подшить ей костюм самостоятельно, потому что времени на завтра не было. Пришлось прикинуть на себя, представив себя на ее месте. Итог – рукава были подшиты идеально.
Но и на этом «критическая» ситуация с одеждой в этот день для меня не закончилась. За 3 часа до мероприятия в период самых жутких московских пробок, когда до места проведения необходимо было ехать 2-2,5 часа, не звонит Нина и сообщает, что второй костюм необходимо подшить под ее сестру-близнеца. Когда я пришла в ателье с просьбой мне это сделать здесь и сейчас, мастер посмотрел на меня и сообщил, что ранее, чем через сутки костюм готов не будет. Пришлось приложить все свои коммуникативные навыки, чтобы уговорить его. Итог: через 20 минут и второй костюм был готов.
Что касается профессиональных качеств, которыми должен обладать личный помощник – это в первую очередь уметь и мочь чувствовать другого человека, быть с ним абсолютно совместимым. Также помощник должен быть гибким и стрессоустойчивым, потому что он должен быть готов к тому, что все негативные эмоции и плохое настроение руководителя будут в первую очередь направлены на него, но в тоже время и все дорогое будет также относиться в первую очередь к ассистенту. Работа личным помощником – это не выполнение служебных обязанностей, это призвание».
Автор: Нина Карелина |
