|
«Ближний круг». «Правая рука». «Доверенное лицо». Связующее звено. Личный помощник. Сформулировать полностью его должностные функции невозможно, ведь не напишешь же «ловить мысли Первого Лица на лету», или «понимать по выражению спины босса, что у него сегодня плохое настроение», или «не обижаться, когда шеф на тебя накричит». Наверное, именно поэтому найти хорошего личного помощника — задача, трудная в любые времена: и в ситуации кадрового дефицита, и в ситуации высокого уровня безработицы в стране. Кстати, работу личный помощник меняет довольно редко, и это тоже является спецификой профессии.
Если речь заходит о подборе высококвалифицированного специалиста, в большинстве случаев официальные пожелания* руководства концентрируются в области профессионализма потенциального сотрудника. Но в ситуации с поиском личного помощника к длинному списку стандартных запросов к профессии прилагается другой, не менее длинный. Это будет список требований (а не пожеланий!) к человеческим качествам личного помощника. Но даже два списка не решают проблемы полностью: отсев кандидатов, которые уже прошли несколько собеседований, иногда — и проверку службы безопасности, и пришли «на смотрины» к боссу, впечатляет даже видавших виды эйчаров. На заданный с надрывом вопрос руководителю: «Иван Иванович, чем кандидат не понравился? Три иностранных языка, хороший опыт работы, престижный вуз, стажировка в Англии, импозантная внешность, приятный голос, скромный, воспитанный… А вы десять минут с ним поговорили и пришли к выводу, что он вам не подходит. Почему?!», тот кратко отвечает: «Чувствую, лояльным не будет. Ищите дальше».
Итак, что, кроме чисто профессиональных навыков, потребуется от личного помощника? Главное требование — лояльность, верность, преданность «не за страх, а за совесть». Преданность — кому или чему? В первую очередь — руководителю, далее — компании в целом. И этот вопрос нельзя решить по простой схеме: «утром деньги — вечером стулья; вы мне платите — а я верно вам служу». Потому что отношения между руководителем и личным помощником бывает практически невозможно удержать исключительно в рабочих рамках (не подумайте, пожалуйста, чего-либо худого!). Ведь личный помощник находится очень близко к руководителю, его партнерам и семье. И, следовательно, он:
1. Владеет немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред компании и шефу.
2. Воспринимается внешним окружением компании — партнерами, клиентами, государственными структурами — как полномочный представитель Первого Лица.
3. Служит своеобразным барометром состояния дел в компании в глазах ее сотрудников.
4. Используется шефом, в зависимости от его характера и настроения —
- то в качестве «жилетки», в которую можно поплакаться на нелегкую управленческую долю;
- то в качестве символической «боксерской груши», на которую можно выплеснуть накопившееся раздражение на нерадивых подчиненных, недобросовестных партнеров, нечестных чиновников, не уважающих в должной мере родственников, неподходящую погоду и прочие «НЕ», которых у руководителя всегда очень много;
- то в качестве консультанта, профессионализм и глубина взгляда которого не вызывают сомнений.
5. Подобно элитному алкоголю, с годами дорожает…
Рассмотрим каждый пункт отдельно и с привлечением примеров.
1. Невозможно «держать лицо» постоянно, не расслабляясь ни на минуту. В том числе, простите за каламбур, это невозможно и для Первого Лица. Большинство подчиненных видит своего шефа время от времени, и не сказать, чтобы очень часто и вблизи. Конечно, всегда работает соотношение «чем выше должность и статус в компании, тем чаще и ближе происходит общение с руководителем», но, пожалуй, личный помощник лидирует даже в том случае, если сравнивать его в данном аспекте с топ-менеджерами. Что это значит? Что личный помощник видит шефа не только «в полный рост и в эполетах» — произносящим, например, речь в начале корпоративного праздника или принимающим VIP-гостей, но и уставшим, больным, расстроенным деловой неудачей или семейной неурядицей, короче говоря, обычным человеком — не небожителем, каким босс порой представляется собственным подчиненным. И если личный помощник не обладает важнейшими для своей работы компетенцией — скромностью и сдержанностью, то репутации руководителя может быть нанесен существенный ущерб. Причем, это — про ситуацию, в которой со стороны помощника не присутствовало злого умысла. Если же злой умысел имел место (из соображений мести, по наущению конкурентов и т.п.), то здесь на карту ставится не только репутация руководителя, но и будущность всей компании.
Пример
Сергей или, как он обычно представляется при знакомстве, несмотря на свои двадцать шесть лет, Сергей Владимирович, проработал личным помощником Президента фармацевтической компании три с половиной года. Президент — человек сложный, «нравный», несдержанный на язык. Сергей — спокойный, терпеливый, уравновешенный. Не последнюю роль при приеме его на работу сыграл забавный факт: увидев совсем молодого человека на позицию своего помощника, Президент вспылил, раскричался и хотел «свернуть» интервью, которое, по его мнению, было бессмысленным. Сергей вежливо дождался паузы в эмоциональном выступлении Президента, а потом, и не думая уходить, мягко сказал: «А теперь я хотел бы рассказать вам о своем профессиональном опыте». Эффект оказался сильным: Президент удивленно замолк, а когда Сергей окончил свой рассказ (не очень длинный, так как опыта было совсем мало), произнес: «Думаю, мы сработаемся. Выходи на работу с ближайшего понедельника».
Сергей прекрасно вписался в местную корпоративную культуру, да и с Президентом они поладили. Сергей не обижался на типичную для шефа манеру общаться на повышенных тонах, а шеф привык, что помощник внимательно его слушает и всегда поддерживает — о чем бы не шла беседа. Кстати, поддержка была непритворной: Сергей искренне восхищался своим боссом и «держал его сторону» даже в тех ситуациях, когда тот был явно неправ.
Нарушилась эта идиллия тогда, когда случился весьма неприятный инцидент: Сергей оказался свидетелем бурной семейной ссоры между Президентом и его женой. Да, помощник знал, что в семейной жизни у босса не все гладко, иногда тот даже жаловался на неудачный брак, который сдерживало только наличие двух дочерей, но увидеть и услышать такое он был не готов. Семейный конфликт произвел на него столь сильное впечатление, что, придя на следующий день на работу, он не сдержался и поделился этой информацией с коллегой - бывшим однокашником, которого он и «привел» в эту компанию на позицию руководителя отдела рекламы. Слово «поделился» — в данном случае, наверное, не очень подходит, потому что Сергей был просто вне себя и чуть не плакал: «Как она могла так разговаривать с ним?! Это такой человек!». Через час новость была известна всей компании. А к вечеру Сергея уволили «с волчьим билетом». Его попытку объясниться с шефом пресек начальник службы безопасности, сказав тихо: «Не советую. Он считает, что ты его предал».
После увольнения Сергея сотрудники компании еще с неделю обсуждали личную жизнь Президента, причем история с семейной ссорой обрастала все новыми подробностями, часть из которых попала в Интернет. А случилось все это — по «закону бутерброда» — как раз тогда, когда компании был особенно невыгоден такого рода пиар. И если в начале цепочки неприятных происшествий находились чрезмерная впечатлительность и изменившая себе выдержка личного помощника президента, то в ее конце оказался отказ компании в весьма выгодном партнерстве.
2. Фраза «Секретарь — лицо компании» стала настолько привычной, что уже не вызывает вопросов или возражений. И, разумеется, личный секретарь или личный помощник — это тем более лицо компании, только смотрят на это лицо люди более высокого статуса и принадлежащие к более узкому кругу. Это, в основном:
- Партнеры по бизнесу — действующие и потенциальные;
- VIP-клиенты;
- Представители государственных структур;
- Кандидаты на «топовые» позиции;
- Конкуренты, —
то есть все те, чье мнение играет важную роль в задаче формирования позитивного имиджа компании и ее главы. В России от Первого Лица по-прежнему многое зависит, и потому все заинтересованные граждане внимательно приглядываются и прислушиваются ко всем источникам, которые могут предоставить им нужную информацию о руководителе. И один из самых достоверных источников — личный помощник. Здесь работает перефразированная поговорка: «Скажи мне, кто твой помощник, и я скажу, кто ты». Как это выглядит при взгляде извне?
На первый взгляд: презентабельна ли внешность у личного помощника? Насколько адекватно обстановке, но при этом со вкусом, он одет? Приятный ли у него голос, грамотная ли речь? Не «тянет» ли на себя слишком много постороннего внимания, умеет ли в нужный момент стушевываться? Знает ли правила этикета?
На второй взгляд: насколько хорошо личный помощник разбирается в своем деле? Насколько быстро реагирует, диагностирует обстановку? Полностью ли доверяет ему шеф? Доволен ли помощник своей работой?
Понятное дело, вряд ли кто-либо проговаривает-продумывает все эти свои вопросы, встречаясь с личным помощником своего партнера. Но оценка по перечисленным «точкам» обязательно происходит, и выводы делаются довольно точные: какая обстановка в компании? Что за человек ее руководитель? Где, в случае чего, искать «слабые места»?
Пример
В респектабельной автомобильной компании очень долго не могли найти подходящего помощника генеральному директору. Требования были высокие, но не чрезмерные, вот некоторые из них:
- Замужняя женщина 25-30 лет;
- Высшее образование;
- Иностранные языки — английский и испанский — свободное владение;
- Опыт работы личным помощником от трех лет;
- Рекомендации с предыдущего места работы;
- Презентабельная внешность, обаяние, умение держаться «на людях»;
- Проживание в районе офиса (зачастую работа шла до глубокого вечера и момент «сколько времени добираться домой» был не праздным).
Больше всего хлопот было с последним пунктом — отчего-то все более или менее подходящие кандидатки жили очень далеко от места работы. Поэтому, когда, наконец, на работу вышла новая сотрудница – личный помощник генерального директора, многие в фирме вздохнули с облегчением. Маргарита, как звали нового личного помощника, в течение четырех дней очаровала всех в компании. Красавица, милая, спокойная, толковая, доброжелательная, прекрасно знает свою работу — такие отзывы летели со всех сторон к генеральному. Да и ему новый помощник пришелся по душе.
Каков был ужас директора по персоналу, когда в одно совсем не прекрасное утро к нему подошел начальник службы безопасности и сообщил пренеприятную новость: «безопасники» раскопали, что несколько лет назад — еще учась в вузе, Маргарита работала в фирме по предоставлению экскорт-услуг. К слову, это были действительно лишь экскорт-услуги, и ничто другое, но и этого хватило, чтобы принять решение о том, чтобы отказаться от сотрудничества с Маргаритой — несмотря на все ее несомненные «плюсы». Директор по персоналу был чрезвычайно расстроен, но не спорил. «Девушка-то вон какая заметная — и внешностью, и характером. Не дай Бог, кто-то из посетителей Семена Григорьевича (генерального директора) с ней раньше встречался, так сказать, «по работе», а такое возможно — стыда не оберешься. А Семен Григорьевич — человек, очень на счет чистоты репутации, того, чувствительный».
Ситуация двусмысленная и нелогичная. Но Маргарита больше в той компании не работала.
3. За время совместной работы Первое Лицо и личный помощник сильно привыкают друг к другу и начинают друг друга «чувствовать». Например, пришел шеф утром, поздоровался как обычно, спросил, как дела, задал один-два вопроса — а помощник понимает: опять у босса язва желудка разыгралась. Или — смотрит руководитель на своего помощника, а тот как всегда: корректный, подтянутый, внимательный, но почему-то ясно, что опять у его сынишки проблемы в школе. Подобное характерно для людей, которые вместе проводят много времени и, например, у супругов «со стажем» такое ясновидение никого не удивляет; в связке «руководитель-помощник», впрочем, тоже — по той причине, что люди об этом и не задумывается. Но «не задумываются» — не значит — «не используют».
Пример
В компании по оптово-розничной торговле спортивной и детской обувью все знают: личный помощник руководителя компании Дмитрий Денисович — человек-кремень. Он занимает свою должность (так и хочется сказать: свой пост) семь лет и каким-то непостижимым образом ухитряется сохранить хорошие отношения со всеми руководителями компании, несмотря на тот факт, что никогда не дает ни кусочка информации о своем шефе. Даже на вопрос: «Ну, как сегодня настроение у Николая Игоревича?» Дмитрий Денисович отвечает стандартной фразой: «Как обычно. Да вы сейчас сами увидите».
Но с годами в компании выработался целый свод примет, связанных с поведением личного помощника, по которым вычислялись текущая ситуация, состояние здоровья босса, его настроение и даже его планы относительно планируемых в компании изменений. Вот эти приметы:
- Если ДД (Дмитрий Денисович) улыбается — в компании все хорошо;
- Если ДД улыбается очень широко — нам отказали в кредите;
- Если ДД не застегнул пиджак и так ходит по офису — они с шефом скоро улетают на переговоры;
- Если ДД зачесал волосы вперед — у шефа плохое настроение, и к нему лучше на глаза не попадаться;
- Если ДД ходит по офису быстрее, чем обычно — будут кадровые перестановки;
- Если ДД пришел в темно-сером костюме — будут переговоры с госчиновниками, поэтому к шефу в тот день лучше не подходить — он после этого всегда агрессивный;
- Если ДД не пришел — значит, он в отпуске или заболел, а шеф будет ко всем придираться.
В девяноста пяти процентах случаев приметы срабатывают.
4. Едва ли не самая главная компетенция хорошего личного помощника — толерантность, терпимость, терпение, умение «держать удар» — как ни назови, смысл один: держаться на заднем плане и быть готовым в любой момент выйти вперед. Очевидно, именно поэтому спрос на личных помощников традиционно высок и всегда превалирует над предложением: не так уж много людей природа может одарить и выдающимися способностями, и умением все это прятать, проявляя лишь в нужный момент, причем не раз и не два, а постоянно. Но если уже повезет, так повезет, и руководителю, которому попался помощник «от Бога», можно только позавидовать.
Пример
Компания-производитель продуктов питания. Во главе ее стоит отец-основатель — Виктор Генрихович, удивительного чутья бизнесмен и очень тяжелый, даже по мнению самых близких людей, человек. Компания находится на рынке шестнадцатый год, и пятнадцать из них рядом с Виктором Генриховичем работает его личный помощник — Марина Витальевна. Руководитель очень высоко ценит своего помощника, но это не мешает ему устраивать Марине Витальевне по малейшему поводу (а иногда и без него) оглушительные разносы, обещая оштрафовать ее или уволить. Чаще всего это случается тогда, когда у Виктора Генриховича разыграется застарелый ревматизм, или после визита налоговой, или когда шеф в очередной раз разругается с внучкой, не желающей себя вести так, как полагается воспитанным девочкам. Всякий раз ситуация развивается по одному и тому же сценарию:
Первый этап: громы, молнии, обидные высказывания;
Второй этап: жалобы на усталость, плохое здоровье и отсутствие человеческой поддержки;
Третий этап: обсуждение конкретной ситуации и поиски путей решения.
В особо трудных случаях последовательный проход по перечисленным этапам может повторяться несколько раз.
Многие удивляются терпению Марины Витальевны: ведь она высококлассный специалист, и если бы захотела, то непременно нашла бы себе другую работу — и более спокойную, и лучше оплачиваемую. Иногда об этом спрашивают у Марины Витальевны, и вот что она отвечает: «Я привыкла. Да и не задевают меня такие вещи».
К таким своеобразным взаимоотношениям руководителя и его личного помощника привыкли также и остальные сотрудники компании, и потому относятся к ним как к обычному положению дел. Но всякий раз, когда Марина Витальевна уходит в отпуск, а потом возвращается из него, происходят два события:
Во-первых, шеф поднимает ей зарплату;
Во-вторых, коллеги начинают ценить ее еще более, чем раньше.
Почему? Потому что заменить Марину Витальевну на время ее отсутствия никто не оказывается в состоянии.
5. Работа личного помощника сложна еще и потому, что не предусматривает бурного карьерного роста. Случаи, когда в той или иной компании из личного помощника вырастает со временем топ-менеджер, нередки. С одной стороны это радует: значит, новоиспеченный управленец будет очень хорошо знать специфику родного бизнеса, не говоря уж о преданности боссу и компании. С другой стороны — переход с места личного помощника на «топовую» должность в пределах одной компании почти всегда связан с выполнением и тех, и других обязанностей, что, конечно, не может не сказаться на качестве деятельности и на уровне удовлетворенности работой. И потому тот, кто сознательно идет по стезе помощника, не делая шагов в другую сторону, с годами начинает цениться на вес золота.
Пример
Холдинговая компания, профиль деятельности — добыча, переработка и продажа полезных ископаемых. Корпоративное мероприятие: празднование восемнадцатого дня рождения двух компаний, которые первыми вошли в холдинг. Президент произносит тосты. Первый тост — за процветание холдинга. Второй — за здоровье бессменного помощника Президента. Вот фрагмент из этого тоста:
— Друзья! Геннадий Юрьевич работает в нашей компании со дня ее основания. Я не думал, что это возможно, но с каждым годом Геннадий Юрьевич работает все лучше и лучше, доверие руководства к нему безгранично, а зависть наших конкурентов из-за того, что у нас есть такой замечательный сотрудник, все сильнее и сильнее. Его пытались переманить у нас, но Геннадий Юрьевич не поддался и остался с нами. И правильно, потому что он — и славное прошлое нашего холдинга, и его энергичное настоящее, и интересное и яркое будущее. За вас, Геннадий Юрьевич!
Справедливости ради надо заметить, что руководство не ограничилось только приятными словами, вовремя вспомнив и о материальном факторе. Но и на Геннадия Юрьевича, и на публику гораздо более сильное впечатление оказала речь шефа.
Работа личного помощника — увлекательна и опасна. Увлекательна — потому что человеку предоставляется уникальная возможность в короткие сроки научиться очень многому у тех незаурядных людей, с которыми его сводит жизнь. Опасна — потому что в руках личного помощника, порой неожиданно для него, концентрируется немалая власть, власть «серого кардинала» — и с ней следует обращаться поосторожнее, помня о своем необычном статусе. Ведь если личный помощник, фигурально выражаясь, это «особа, приближенная к императору», то мы помним и другую фигуру речи: «Короля играет свита».
Елена Закаблуцкая,
Альманах «Настольная книга секретаря и офис-менеджера» № 1 за 2008 г. |
