написать письмо | карта сайта | контакты     
 О школе  Тренинги и цены  Участники  Профессиональные тонкости  Отзывы  О нас  Публикации и видеоряд  Как нас найти  Профессиональный стандарт 
 
   Расписание 
 
   Продвинутый уровень  
     О чем не пишут в книгах 
     За горизонт от шаблонов 
     Профессиональные тайны 
     Ближайшее рабочее пространство руководителя: мифы и реалии 
   Основной уровень 
     Семинар " Современный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции" 
     Управление временем 
     Уроки мастерства 
     Деловой этикет и профессиональные навыки 
     Уроки виртуозного делегирования 
     Стрессменедмент и конфликтология 
     Эффективная презентация 
     Активное информационное пространство 
     Государственное и муниципальное управление 
     Слагаемые успеха 
     Мастер телефонного общения 
     Личный блог руководителя 
     Деловая переписка 
     Как понимать людей и влиять на н них 
     Бренд помощника руководителя 
     Корпоративный блог: создание и управление 
     Второе дыхание 
   Семинары для всех категорий сотрудников 
     Семинар "Имидж и этикет делового человека" 
     Семинар "Делопроизводство компании: постановка, ведение и учет" 
     Семинар "Международный деловой этикет. Особенности делового этикета разных стран" 
      Здоровье и восстановление жизненных ресурсов 
   Дистанционное обучение 
   Корпоративные семинары 
   Поиск по сайту 
   Карта сайта 
     Форма заказа 
   Вакансия помощника руководителя 
     ПРИГЛАШЕНИЕ 
     

Генеральный секретарь фирмы

Генеральный секретарь фирмы

Помощник директора. Он же personal assistant, он же личный секретарь и хранитель времени руководителя. Мастер широкого профиля, который должен разбираться во многих вопросах лучше директора. Как найти такого специалиста?

Помощник на все руки

Почти 14 лет после первого выхода в эфир радиостанции «Европа Плюс» у ее генерального директора не было личного помощника. Планировать рабочее время ему помогал секретарь, который встречал в приемной гостей, отвечал на телефонные звонки и приводил в порядок документацию. Сейчас, когда компания выросла, ее нынешний руководитель пришел к выводу, что ему нужен персональный ассистент.

– Связано это прежде всего с ростом объема задач, которые мне приходится решать, – объясняет Александр Полесицкий, генеральный директор радио «Европа Плюс». – Этот человек должен будет координировать работу между различными структурами медиагруппы, самостоятельно заниматься некоторыми проектами, готовить необходимые документы.

– До сих пор многие думают, что помощник руководителя – это тот же секретарь, только с более широким сектором обязанностей, – считает Михаил Гороховский, вице-президент компании «БЕСТ-недвижимость». – На самом деле, это очень важная персона, «правая рука» руководителя, а его должность – одна из ключевых в компании.

На Западе должность personal assistant существует на каждом крупном предприятии. Он и организатор, и координатор рабочего расписания руководителя, и референт, и доверенное лицо, и финансовый менеджер, и администратор. Этот сотрудник встречает посетителей, подает кофе и выполняет различные неформальные поручения своего босса (к примеру, заказывает ему столик в ресторане или покупает билет на самолет). В российских компаниях подобный специалист тоже уже не редкость.

– Это, безусловно, высшая должность в области офисного администрирования, – поясняет Владимир Киселев, генеральный директор консалтинговой компании «Шерп». – Главная задача такого сотрудника – беречь время своего начальника. Именно он организовывает работу руководителя таким образом, чтобы тот не отвлекался по мелочам.

– В нашей компании занято несколько секретарей, диспетчеров, работников ресепшн, но есть и один сотрудник, который работает исключительно с генеральным директором, – продолжает Михаил Гороховский. – Такие люди – на вес золота. Благодаря их работе КПД руководителя увеличивается вдвое. Выполняя рутинные операции (как правило, это кропотливая работа с документами), он экономит его время для принятия ответственных решений.

Чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем значительнее роль личного ассистента директора. При этом не важно, сколько человек работает в компании: такая должность может быть оправдана, даже если в фирме числится и десять, и сто сотрудников.

– Каких-либо четких критериев для введения в штатное расписание должности помощника руководителя не существует, – рассказывает Марина Зайцева, специалист по работе с клиентами кадрового центра «Юнити». – Просто в жизни предприятия наступает такой момент, когда секретаря, ресепциониста и офис-менеджера становится недостаточно.

– Помощник руководителя – это «рабочая лошадка», которая везет на себе ворох документов и большой груз ответственности, – резюмирует Владимир Киселев.

Отличительные черты

«Требуется помощник руководителя: женщина, возраст 25-35 лет, стильная, деловая, энергичная. Требования: высшее образование, свободный английский язык, опыт работы, ПК, «слепая» машинопись; оперативность, точность; корректность, коммуникабельность; организованность, доброжелательность; умение работать с большими объемами информации; хорошие аналитические и организаторские способности. Зарплата – от $1000». Это объявление, размещенное на сайте www.headhunter.ru, можно, по сути, назвать «фотороботом» помощника руководителя. Действительно, личный ассистент – это чаще всего женщина с высшим образованием, со знанием ПК и организаторскими способностями.

Профессиональные навыки, которыми должен обладать помощник руководителя, варьируются в зависимости от круга его полномочий. Но в любом случае он должен быть хорошим организатором, поскольку на его плечи нередко возлагается ответственность за подготовку многих важных встреч и мероприятий.

Кроме того, хороший помощник обязательно обладает навыками секретарской работы и делопроизводства, самостоятельного поиска информации и работы с ней. Очень часто от него требуется умение составлять отчеты, готовить проекты различных документов, вести служебную документацию.

– В нашей компании помощник директора формирует повестку работы правления, ведет протоколы его заседаний, организовывает переговоры, подбирает предварительную информацию для совещаний, оформляет принятые решения в приказы, а после – контролирует их исполнение. Он рассматривает многие проекты «в первом чтении», проводит их экспертизу, и только затем передает генеральному директору, – рассказывает Михаил Гороховский из «БЕСТ-недвижимости».

Многие современные руководители требуют от своего помощника быть не только их «правой рукой», но и «голосом». Такой ассистент выступает от имени своего начальника и внутри компании (на собраниях, совещаниях), и за ее пределами (на презентациях, конференциях). Причем делает это он как на русском, так и на иностранном языке.

– Сегодня компании все чаще сотрудничают с зарубежными партнерами, – подтверждает Елена Задёр, руководитель отдела по подбору персонала кадрового агентства «Амплуа». – Поэтому знание иностранного языка (как минимум английского, а иногда немецкого, французского и других языков) для помощника обязательно.

По мнению экспертов, опрошенных «СБ», помощник руководителя должен сочетать такие качества, как самостоятельность, ответственность, умение слушать и принимать собственные решения. Кроме того, профессиональный ассистент обязан совмещать зрелую жизненную позицию со способностью подчиняться руководителю и уважать его решения.

«Лицо» компании

Помощник директора – это своего рода лицо компании, именно он создает первое впечатление о фирме. Поэтому он должен уметь правильно формулировать свои мысли и презентабельно выглядеть. Речь идет не столько о модельных данных, сколько о стиле, вкусе, умении одеваться и грамотно подавать себя в общении с людьми.

– Случается, что я, задерживаясь на переговорах, опаздываю на назначенную в офисе встречу, – говорит Ольга Павликова, генеральный директор сети салонов красоты Jean-Claude Biguine. – В этом случае мой помощник занимает гостя: проводит экскурсию, рассказывает о компании. Естественно, мне важно, чтобы он это делал интересно и квалифицированно.

Бывает, что обязанности ассистента руководителя выполняют два сотрудника. Первый – так сказать, «чернорабочий», отвечающий за все рутинные процедуры. А второй – то самое «лицо компании», отвечающее за общение с «внешним миром».

Еще один обязательный пункт требований к ассистенту – это умение работать в команде.

– Помощник руководителя должен быть в какой-то степени психологом, – считает Михаил Гороховский. – Ведь ему придется общаться не только со своим начальником, но и со всеми ключевыми специалистами, у каждого из которых свой характер.

Другая незаменимая черта персонального помощника – умение уверенно себя чувствовать в критических условиях. Ему нередко приходится быстро принимать решения, переключаться с одного дела на другое.

– Мой помощник планирует и согласовывает мои встречи, организует мой рабочий день, отвечает за формирование заказов для вновь открывающихся салонов, ведет переговоры с поставщиками оборудования и расходных материалов, согласовывает документы и пр. Это всегда срочная, авральная и одновременно серьезная, кропотливая  работа, – отмечает Ольга Павликова. – В сжатые сроки, непосредственно перед открытием нового салона, необходимо все проверить, утрясти, скоординировать работу остальных служб, соблюсти все графики. Взяв эту работу на себя, ассистент экономит мое время и помогает избежать неприятных ситуаций.

В тени руководителя

Как утверждают специалисты кадрового агентства Kelly services, «офисное администрирование – весьма перспективное направление работы и привлекательная возможность начала профессиональной деятельности и развития карьеры». При определенном уровне амбициозности и целеустремленности специалисты, выбравшие для себя это направление деятельности, со временем часто переходят на позиции среднего уровня в области управления персоналом, маркетинга, продаж. Поэтому план развития – хорошая дополнительная мотивация для людей, которых вы привлекаете в свою компанию в качестве помощника руководителя.

С другой стороны, многие рекрутеры считают, что персональный ассистент – это скорее призвание. Это люди, которые умеют быть верными своему начальнику и компании, а также сознательно готовы оставаться в тени руководителя.

– По своему опыту знаю: если помощник достигает действительно высокого уровня профессионализма, то все его амбиции удовлетворяются на этой должности, – делится своими наблюдениями Владимир Киселев из компании «Шерп». – Конечно, нельзя сказать, что статус личного ассистента – предел карьерного роста, но эта работа настолько ответственна и креативна, что человек, занимающийся ею, часто начинает действительно высоко ценить свою должность. Такой специалист находится рядом с руководителем очень долго. Например, мой помощник работает со мной уже около трех лет.

По мнению Елены Задёр из кадрового агентства «Амплуа», главное отличие персонального ассистента от простого секретаря – высокая лояльность по отношению к компании. Важно, чтобы его интересовали не только деньги, но и внутренние процессы, происходящие на предприятии. Тогда он станет успешным и незаменимым специалистом.

– Помощников обычно ищут люди, обладающие высоким статусом, а это весьма неординарные личности. Поэтому и требования у них всегда индивидуальные, – говорит Елена Задёр. – Кому-то важно, чтобы ассистент был спокойным, уравновешенным человеком, другим – лояльным и верным, третьи хотели бы, чтобы его отличала активная жизненная позиция.

Встречаются и более экстравагантные требования. В практике кадрового центра «Юнити» были случаи, когда работодатели просили подобрать личного ассистента по списку любимых имен (соответственно кандидат, чье имя в него не входило, не мог претендовать на вакансию). А некоторые руководители ищут помощника определенного знака Зодиака.

Но, пожалуй, самое главное, чтобы персональный помощник был ориентирован на работу над общим делом, а не на интриги. Ведь он посвящен во многие секреты своего щефа.

– В руках у помощника руководителя огромная власть. Он обязан многое знать, но не должен создавать своими знаниями дополнительных проблем для компании, – подчеркивает Михаил Гороховский.

Найти сложно, но можно Универсального способа подбора помощника руководителя не существует. Очень часто он вырастает внутри компании, начиная свою карьеру с более низких должностей, например секретаря-референта. Сотрудник с такой трудовой биографией хорошо разбирается во всех нюансах работы и, как правило, лоялен к фирме, которая помогает ему расти профессионально.

– В нашу компанию пришел человек с высшим экономическим образованием на вакансию администратора. И уже через полгода занял должность моего личного помощника, – рассказывает Ольга Павликова из компании Jean-Claude Biguine. – Мы очень скоро увидели, что он креативен, добросовестен и готов выполнять более ответственные и важные задания.

Дальнейшая работа моего помощника лишь подтвердила наши ожидания. Для того чтобы человек проявил себя как профессионал, часто бывает необходимо совсем немного: не ограничивать его узкими рамками какой-то одной сферы деятельности. Излишняя, искусственно создаваемая «зашоренность» часто мешает развитию и специалиста, и самого дела.

– Мой личный ассистент сначала работал ассистентом консультанта, – вспоминает Владимир Киселев. – Пригласили эту девушку в компанию через сайт www.job.ru. Она настолько хорошо себя проявила, что через некоторое время мы стали поручать ей вести отдельные проекты, а потом предложили новую должность.

Но если в самой компании найти достойной кандидатуры не удалось, приходится начинать поиск на открытом рынке труда. По словам Марины Зайцевой, специалиста кадрового центра «Юнити», помощник директора – очень востребованная вакансия.

– На рынке очень много предложений на эту должность как со стороны работодателей, так и от соискателей. Ежедневно к нам приходит не менее трех заявок на специалистов такого рода, – подтверждает Марина Зайцева.

Поиск личного ассистента можно начать с бесплатных кадровых сайтов. Но если решить эту проблему требуется в сжатые сроки, то лучше обратиться в агентство по подбору персонала.

– Через Интернет реально найти человека на вакансию со стандартными требованиями. Но если вам требуется специалист со знанием специальных программ, опытом работы, гораздо больше шансов найти такого кандидата через специализированную фирму, у которой есть солидная база соискателей, – утверждает Елена Задёр из кадрового агентства «Амплуа». – Поэтому чаще получается так: секретарей руководители ищут через Интернет или знакомых, а за квалифицированными помощниками обращаются к нам и нашим коллегам.

Порекомендовать кандидатуру персонального ассистента может также Клуб профессиональных секретарей – своего рода профсоюз с большой базой клиентов и квалифицированных кандидатов.

В Москве зарплата квалифицированного помощника руководителя составляет в среднем от $1000 до $2000. Но для того, чтобы удержать этого специалиста, одних денег мало.

– Личного помощника важно стимулировать не только материально, но и морально, оказывая ему доверие, поручая важные проекты и дела. Руководитель должен демонстрировать, что ценит его работу, его навыки и человеческие качества. Люди, занимающие такие должности, дорожат подобным отношением к себе, – замечает Ольга Павликова из компании Jean-Claude Biguine.

А Михаил Гороховский из компании «БЕСТ-недвижимость» обращает внимание еще и на такой психологический нюанс:

– Подбирая личного ассистента, нужно также быть готовым к тому, что этот человек будет все время мелькать у тебя перед глазами. Возможно, его придется видеть чаще, чем членов своей семьи. Поэтому к поиску личного помощника стоит подойти крайне ответственно.

КАДРОВАЯ ЗАЯВКА НА ВАКАНСИЮ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Специальные компетенции (знания и навыки, связанные со спецификой должности)

  • Знание иностранного языка, навыки переписки/перевода *
  • Знание основных компьютерных программ (Word, Excel)
  • Знание особенностей закупки офисных принадлежностей и навыки совершения таких закупок
  • Знание основ этикета (общение по телефону, прием посетителей, деловая переписка)
  • Умение «фильтровать» телефонные звонки/посетителей
  • Навыки организации деловых поездок и мероприятий
  • Навыки управления персоналом* (если есть в подчинении другие секретари, водители и так далее)
  • Навыки реферирования, работы с информацией
  • Навыки планирования рабочего дня руководителя
  • Машинопись (скорость не менее 150 ударов в минуту)
  • Навыки самостоятельного поиска информации

Общие компетенции (индивидуально-личностные характеристики)

  • Ориентация на работу с людьми
  • Коммуникабельность
  • Готовность учитывать мнение, особенности поведения окружающих и в соответствии с этим менять свое поведение
  • Хорошая управляемость
  • Умение работать в условиях многозадачности (в ситуациях, когда одновременно приходится решать несколько задач различного уровня сложности и важности)
  • Умение расставлять приоритеты
  • Смешанная референция, тяготеющая к внешней (склонность больше ориентироваться на мнение других людей, чем на собственное)
  • Понимание значимости мнения руководителя
  • Умение детально прорабатывать каждую поставленную задачу
  • Ориентация в равной степени как на процесс, так и на результат (склонность в одинаковой степени заботиться о том, как рационально организовать процесс выполнения работы, и о том, что получится в результате этих усилий)
  • Способность к рутинной, повторяющейся работе без снижения ее качества
  • Вежливость, корректность
  • Стрессоустойчивость
  • Умение быстро ориентироваться в ситуации

* Данные навыки могут быть востребованы не во всех компаниях.

КАК ОЦЕНИТЬ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА ПРЕТЕНДЕНТА? ВОПРОСЫ ДЛЯ СОБЕСЕДОВАНИЯ

Специальные компетенции

Проверочные вопросы

Желательные ответы

Знание иностранного языка, навыки переписки/перевода

Попросите кандидата составить на иностранном языке стандартное письмо, например запрос данных для оформления визы руководителю.

Текст должен соответствовать грамматическим, лексическим и стилистическим нормам языка, на котором он написан.

 

Знание основных компьютерных программ (Word, Excel)

 

Задание для проверки навыков работы в Word:

«Вам необходимо заменить слово «контракт», повторяющееся в документе несколько раз, на слово «договор».

Как это сделать максимально быстро?»

Как распечатать документ Excel, чтобы каждая страница начиналась с заголовка?

 

«В меню Edit («Редактировать») выберу функцию Replace («Заменить»). Далее в графе Find what («Найти») напишу слово «контракт», а в графе Replace with («Заменить на») – слово «договор». В этом случае замена будет сделана автоматически во всех частях документа, где это слово встречается».

«В меню File («Файл») выберу функцию Page Setup («Установка страницы»), открою закладку Sheet («Лист») и в поле Rows to repeat at top («Повторение линеек сверху») выберу первую строку таблицы».

 

Знание особенностей закупки офисных принадлежностей и навыки совершения таких закупок

 

«Вам необходимо выбрать поставщика канцелярских товаров и офисного оборудования для компании. Опишите ваши действия».

 

«Сначала узнаю у руководства бюджет закупок. Затем составлю список необходимых офисных принадлежностей. Если готовой информации нет, то запрошу ее у руководителей подразделений. Затем обращусь к нескольким потенциальным поставщикам и попрошу представить мне свои коммерческие предложения. Выберу два самых выгодных для компании, постараюсь получить отзывы об этих поставщиках, после чего предложу их на выбор руководителю или самостоятельно приму окончательное решение (в зависимости от того, как это принято в компании)».

 

Знание основ этикета (общение по телефону, прием посетителей, деловая переписка)

 

«Вам нужно запросить у партнера компании информацию, необходимую для организации командировки руководителя. Напишите образец письма».

«На сегодня у руководителя назначена встреча, но внезапно у него меняются планы. Что вы скажете человеку, с которым он рассчитывал встретиться?»

 

Образец письма должен соответствовать стандартам деловой переписки, принятой в компании.

 

«В первую очередь я постараюсь предупредить его как можно быстрее о том, что встреча не состоится. Затем извинюсь и сообщу, что этому есть некие объективные причины, и постараюсь перенести встречу на максимально удобное для него и моего руководителя время».

 

Умение «фильтровать» телефонные звонки/посетителей

 

«Как вы будете определять, с кем соединять руководителя, а с кем – нет?»

 

«Для этого я сразу после приема на работу задам своему руководителю вопросы:

– С кем вас соединять всегда и сразу?

– С какой категорией звонящих вас не соединять никогда? Кому переадресовывать такие звонки?

– В каких случаях мне имеет смысл советоваться с вами, переводить ли на вас звонок, а в каких – принимать решение самостоятельно?

– Есть ли у вас еще какие-то пожелания, связанные с ответами на телефонные звонки?

– Как принято приветствовать в компании людей, звонящих в компанию?»

 

Навыки организации деловых поездок и мероприятий

«Вам необходимо подготовить срочную командировку руководителя в Голландию. Но вы не успеваете к необходимому сроку получить визу в посольстве этой страны. Ваши действия?»

«Можно попытаться получить любую другую визу Шенгенской зоны, которую дают быстрее (например, французскую) и организовать перелет стыковочным рейсом».

 

Навыки управления персоналом (если в подчинении есть секретари, водители и другие сотрудники)

«Секретарь, находящийся в вашем подчинении, несколько раз не очень корректно ответил на телефонный звонок. Ваши действия?»

«Во-первых, стоит разобраться, чем вызвана такая реакция секретаря. Может оказаться, что это единичный случай, связанный, например, с плохим самочувствием. А может быть, секретарь просто не умеет говорить по-другому. В такой ситуации его нужно попытаться обучить деловому этикету.

Если же некорректное общение по телефону не вписывается ни в какие рамки этических норм, то в этом случае необходимо жестко предупредить его, что подобное поведение недопустимо и если что-то подобное е повторится, то будут приняты жесткие меры».

 

Работа с информацией, навыки реферирования (умение выбирать из массива информации наиболее значимые тезисы и фиксировать их в письменном виде)

 

Претенденту нужно дать любую газетную статью, связанную с профилем деятельности компании, и попросить выбрать из нее наиболее важные факты.

Должны быть выделены и записаны действительно ключевые тезисы.

Навыки планирования рабочего дня руководителя

«Перечислите несколько основных правил эффективного планирования времени».

«1. Однотипные дела лучше выполнять единым блоком.

2. Между двумя встречами всегда должен быть временной зазор, связанный с возможным появлением непредвиденных обстоятельств.

3. Планировать эффективнее всего с помощью электронных средств, например программы Outlook.

4. Необходимо учитывать индивидуальные особенности руководителя, связанные с колебаниями продуктивности его работы в течение дня. Если он «жаворонок», все важные встречи надо планировать на утро, если «сова» – наоборот».

 

Машинопись (скорость не менее 150 ударов в минуту)

Проверить скорость машинописи.

Если претендент набирает текст медленнее указанной нормы, но при этом подходит вам по остальным параметрам, то ваше решение должно зависеть от важности именно этого навыка. Если печатать документы он будет эпизодически, то им можно пренебречь.

 

Навыки самостоятельного поиска информации

«Руководитель поручил вам организовать конференцию. Раньше вы никогда не занимались мероприятиями такого масштаба. Ваши действия?»

«Можно поручить организацию этого мероприятия специализированной компании. Если такой возможности нет, я начну с поиска подходящего помещения и организации питания. Необходимую для этого информацию буду искать в Интернете или справочниках, таких, как «Желтые страницы», или Business Guide».

КАК ОЦЕНИТЬ ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА ПРЕТЕНДЕНТА? ВОПРОСЫ ДЛЯ СОБЕСЕДОВАНИЯ

Общие компетенции

Проверочный вопрос

Желательный ответ

Ориентация на работу с людьми

«Почему вам нравится ваша работа?»

В ответе претендент должен сказать, что ему нравится работать с людьми, помогать им или что-то подобное.

 

Коммуникабельность

Во время собеседования необходимо вести наблюдение за стилем общения соискателя.

О коммуникабельности кандидата может свидетельствовать хорошо поставленная, грамотная речь, соответствующая стилю компании.

 

Готовность учитывать мнение и особенности поведения окружающих и в соответствии с этим менять свое поведение

«Представьте себе ситуацию: вам приходится общаться с человеком, который не очень приятен. Как вы поступите?»

Оптимальный ответ: «Я постараюсь найти в нем что-то, что мне понравится, и попробую расположить его к себе».

Допустимый ответ: «Я постараюсь не давать воли эмоциям: работа есть работа».

 

Хорошая управляемость

«Руководитель дает вам задание, цель которого вы не понимаете. Ваши действия?»

Можно также задать дополнительный вопрос: «А если вам кажется, что руководитель просит вас решать задачу не самым эффективным способом?»

«Если задание само по себе мне понятно, начну действовать. Моя задача – выполнять все поручения руководителя».

«В любом случае поступлю так, как сказал руководитель».

 

Умение работать в условиях многозадачности (в ситуациях, когда одновременно приходится решать несколько задач различного уровня сложности и важности)

«Опишите стандартные задачи, которые вам приходится решать в течение рабочего дня на нынешней/предыдущей работе».

Должны прозвучать как минимум пять-семь разнотипных задач. Например: планирование дня руководителя, подготовка документов, организация работы в переговорной комнате, составление графика занятости водителей и так далее.

 

Умение расставлять приоритеты

«Вы получили срочное задание от руководителя.

На то же время уже давно назначена встреча по подготовке корпоративного мероприятия. Кроме того, бухгалтерия просит вас предоставить несколько документов (что тоже входит в ваши обязанности). Одновременно выполнить эти задания невозможно. Ваши действия?»

 

«Я буду руководствоваться теми приоритетами, которые приняты в компании. Если регламентирующих такую ситуацию правил нет, то спрошу у руководителя о том, что важнее всего сделать на данный момент».

Смешанная референция, тяготеющая к внешней (склонность больше ориентироваться на мнение других людей, чем на собственное)

«Вы хороший сотрудник? Почему вы так думаете?»

Ответ на второй вопрос должен обязательно включать в себя ссылку на мнение руководства или же на объективные показатели (отсутствие ошибок в работе, соблюдение сроков и пр.).

 

Понимание значимости мнения руководителя

«Чье мнение в организации для вас наиболее значимо?»

 

«Мнение руководителя».

Умение детально прорабатывать каждую поставленную задачу

«Представьте себе, что вам необходимо организовать встречу VIP-гостей из-за рубежа. Опишите ваши действия».

Ответ должен быть максимально подробным, с пояснением и аргументацией каждого пункта плана их приема.

 

Ориентация в равной степени как на процесс, так и на результат (склонность в одинаковой степени заботиться о том, как рационально организовать процесс выполнения работы, и о том, что получится в результате этих усилий)

«Назовите не менее 4-5 качеств хорошего секретаря».

«Четко спланированный день руководителя, вежливость в общении с клиентами и партнерами, порядок в хранении документов, своевременное выполнение заданий, разумное распределение работы водителей, курьеров и других сотрудников».

В ответе должны быть названы результаты труда (спланированный рабочий день) и описан процесс (распределение работы сотрудников).

 

Способность к рутинной, повторяющейся работе без снижения ее качества

Попросите претендента перенести информацию из обычного документа в таблицу так, чтобы каждый пункт документа попал в ее отдельную строку (таблица должна быть достаточно большой).

 

Кандидат должен сделать минимум ошибок или вовсе их не допустить.

Вежливость, корректность

Предложите кандидату сыграть в такую ролевую игру: руководителю звонит клиент, которого он просил с ним не соединять.

Примеры реплик: «Соедините меня с директором компании, мы должны обсудить с ним важный вопрос».

«Я думаю, ваш директор будет недоволен, если вы меня с ним не соедините».

«Я в любом случае найду способ связаться с вашем руководителем, и вы окажетесь виноваты в том, что я не нашел его вовремя».

 

Кандидат должен отказаться соединить клиента с руководителем. При этом он обязан давать ему четкие и вежливые ответы.

Стрессоустойчивость

«Предложите за одну минуту как можно больше способов решения такой ситуации: у руководителя назначено важное совещание с партнерами, а он попал в автомобильную пробку. Партнеры проявляют недовольство. Ваши действия?»

«Опишу партнерам ситуацию, в которую попал мой руководитель; предложу им чай или кофе; свяжусь с руководителем и узнаю, можно ли начать совещание без него, и в случае положительного ответа предложу приступить к обсуждению запланированных вопросов; предложу ознакомиться с документами повестки дня; проведу экскурсию по офису и так далее.

Важно, чтобы кандидат предложил не меньше двух вариантов решения проблемы.

 

Умение быстро ориентироваться в ситуации

«Представьте, что сегодня вам необходимо забронировать билеты для зарубежной поездки руководителя, которая запланирована на следующий месяц, и выбрать ресторан, в котором состоится ужин совета директоров. В то же время в офисе заканчивается запас канцтоваров, барахлит принтер, и вы не можете оставить без внимания эти проблемы. Опишите свой день».

Важно, чтобы кандидат при ответе на этот вопрос не забыл ни об одной задаче и предложил для каждой из них решение.

Таблицы подготовила директор по персоналу компании Johnson&Johnson Светлана Иванова.





  Высшая школа М.А. Пронина "Стратег" 
Школа помощника руководителя
  Бронирование гостиниц
Памятка гостю столицы
Тестирование
 

Подпишитесь на нашу рассылку

 Семинар "Современный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции", ДИСТАНЦИОННОЕ ОБУЧЕНИЕ 
 "Эффективный помощник руководителя: мастер телефонного общения",27-28 апреля 2018 г. 
 Семинар "Эффективный помощник руководителя: деловой этикет и профессиональные навыки", 3-4 мая 2018 г.  
 Семинар Профессиональный помощник руководителя: о чём не пишут в книгах" 18-19 мая 2018 г. 
 Семинар "Эффективный помощник руководителя: слагаемые успеха", семинар-тренинг,1-2 июня 2018 г. 
   
     
     © Copyright 2007. Все права защищены.
Школа помощника руководителя
  разработано yans.ru