написать письмо | карта сайта | контакты     
 О школе  Тренинги и цены  Участники  Профессиональные тонкости  Отзывы  О нас  Публикации и видеоряд  Как нас найти  Профессиональный стандарт 
 
   Расписание 
 
   Продвинутый уровень  
     О чем не пишут в книгах 
     За горизонт от шаблонов 
     Профессиональные тайны 
     Ближайшее рабочее пространство руководителя: мифы и реалии 
   Основной уровень 
     Семинар " Современный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции" 
     Управление временем 
     Уроки мастерства 
     Деловой этикет и профессиональные навыки 
     Уроки виртуозного делегирования 
     Стрессменедмент и конфликтология 
     Эффективная презентация 
     Активное информационное пространство 
     Государственное и муниципальное управление 
     Слагаемые успеха 
     Мастер телефонного общения 
     Личный блог руководителя 
     Деловая переписка 
     Как понимать людей и влиять на н них 
     Бренд помощника руководителя 
     Корпоративный блог: создание и управление 
     Второе дыхание 
   Семинары для всех категорий сотрудников 
     Семинар "Имидж и этикет делового человека" 
     Семинар "Делопроизводство компании: постановка, ведение и учет" 
     Семинар "Международный деловой этикет. Особенности делового этикета разных стран" 
      Здоровье и восстановление жизненных ресурсов 
   Дистанционное обучение 
   Корпоративные семинары 
   Поиск по сайту 
   Карта сайта 
     Форма заказа 
   Вакансия помощника руководителя 
     ПРИГЛАШЕНИЕ 
     

Программа пребывания руководителя в г.Токио (Япония)

1.Введение

2.Цель пребывания

3.Пакет документов

4.Организационные мероприятия

4.1.   Согласование с принимающей стороной сроков пребывания

4.2.    Оформление визы в Японию

4.3.     Заказ авиабилетов компании JAL

4.4.      Оформление трансферта до а/п "Шереметьево 2"

4.5.      Бронирование гостиницы в г. Токио (Япония)

5.Финансовая смета

5.1.     Стоимость оформления визы

5.2.     Стоимость авиабилетов

5.3.     Стоимость заказа трансферта до аэропорта "Шереметьево 2"

5.4.      Стоимость проживания в гостинице

5.5.      Размер суточных, включая день отлета и день прилета

5.6.      Представительские расходы

5.7.      Справочно: Национальная валюта (Йены)

6.Историческая справка по Японии

6.1.     Официальные документы  

6.2.     Климатические и географические особенности Японии

6.3.    Особенности деловой этики

6.4.     Особенности японской кухни

6.5.     История и достопримечательности  г. Токио

7.  План деловых мероприятий

8.Выводы

9.Используемая литература

10. Приложения

 Актуальность данной темы обоснована тем, что в последние 10 лет, с развитием рыночной экономики в России, все большее количество российских компаний ищет новых деловых партнеров за рубежом для расширения собственного бизнеса. Для проведения успешных переговоров необходима разработка детальной программы пребывания руководителя за рубежом, с учетом специфических особенностей ведения дел в конкретной стране, в частности, в Японии, т.к. азиатский деловой этикет существенно отличается от общепринятых этических норм в европейском деловом мире

Цель – показать участие референта в подготовке к зарубежной деловой командировке руководителя.

Основными задачами данной работы являются:

- подбор и анализ общей информации, касающейся страны пребывания

- анализ особенностей японской деловой этики

- подбор данных для составления финансовой сметы

- подготовка  документов, необходимых для проведения переговоров

- составление плана деловых мероприятий 

1. ВВЕДЕНИЕ

Данная программа разработана во исполнение Приказа № 25-Ком от 23/03/04 г. "О направлении в командировку в г. Токио (Япония) руководителя фирмы "Автотор".

2. ЦЕЛЬ ПРЕБЫВАНИЯ

Целью деловой поездки руководителя фирмы "Автотор" в г. Токио (Япония) является:

1. Презентация автосалона "Автотор".

2. Выяснение условий и требований, необходимых для заключения дилерского договора.

3. Подписание дилерского договора.

4.  Заключение договора на поставку партии автомобилей марки "Тойтта Королла", "Тойотта Авенсис", "Тойотта Камри", "Тойотта Лендкрузер" в течение 2004-2005 гг.

3. ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ

Для успешной презентации автосалона, направленной на дальнейшее подписание дилерского договора, руководителю необходимо иметь следующие документы:

1. Анализ ценовой политики на рынке автомашин марки "Тойотта" по Москве и регионам (Санкт-Петербург, Самара, Калининград, Екатеринбург). Выборка по классам машин: Гольф-класс, D-класс, S-класс, машины повышенной проходимости.

2. Анализ уровня продаж заявленных автомашин

3. Анализ насыщенности рынка заявленными автомашинами.

4. Анализ конкурентоспособности автомашин заявленных классов

5. Анализ покупательской способности населения г. Москвы и регионов (Санкт-Петербург, Самара, Калининград, Екатеринбург)

6.  Документы, подтверждающие платежеспособность, кредитоспособность и рентабельность автосалона "Автотор".

6.1. Выписка из банковских документов

6.2. Баланс и Отчет о прибылях и убытках за 2003 год

6.3. Аудиторское заключение по результатам 2003 финансового года

7. Информация об автосалоне и станции тех. обслуживания "Автотор":

7.1. Технические характеристики СТО:

      7.1.1. Площадь помещения СТО

      7.1.2. Наличие собственных складских помещений, предназначенных для хранения автомашин

      7.1.3. Количество автоподъемников

      7.1.4. Уровень оснащенности специальным оборудованием

      7.1.5. Пропускная способность (шт./месяц)

      7.1.6. Количество персонала и уровень профессионализма

7.2. Технические характеристики автосалона:

      7.2.1. Информация о количестве проданных машин  за месяц

     7.2.2. Размер торговой площади

      7.2.3. Количество машин, одновременно выставленных в шоу-руме автосалона.

      7.2.4. Количество персонала и уровень профессионализма

   8. Презентационные фотографии помещения автосалона и СТО

4.      ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

4.1. Согласование с принимающей стороной сроков пребывания

На основании полученного из офиса автоконцерна "Тойотта" факсимильного сообщения подтверждается дата вылета и срок пребывания руководителя в Токио. Дата вылета:  23 апреля 2004 года, срок пребывания – 5 дней, включая день вылета и день отлета.

4.2. Оформление визы в Японию

Для оформления выездной визы необходимо подать в посольство Японии в срок до 1 апреля 2004 г. следующие документы:

1.      Приглашение принимающей стороны (нотариально заверенный оригинал)

2.      Заграничный паспорт со сроком действия не менее 3 месяцев и его копию

3.      Анкетные данные

4.      Две  фотографии размером 4х6 см (цветные или черно-белые)

5.Справка с места работы с указанием должности и размера годового суммарного дохода.

6.Оригинал авиабилета и копия брони номера в отеле

4.3. Заказ авиабилетов компании JAL

Заказ билетов возлагается на секретаря руководителя. Он должен заказать в компании  JAL  один билет первого класса с датой вылета из Москвы 23 апреля и датой отлета из Токио 28 апреля 2004 г. Заказ необходимо оформить с доставкой в офис курьером авиакомпании и оплатой наличными деньгами.

6.4.       Оформление трансферта до а/п "Шереметьево 2"

Оформление трансферта возлагается на секретаря руководителя. Он должен оформить заказ в компании "Лимузин-эскорт". Машина должна быть подана по месту проживания руководителя 23 апреля за 3 часа до вылета самолета (1 час на дорогу и 2 часа на прохождение регистрации в аэропорте)

6.5.       Бронирование гостиницы в Токио (Япония)

Бронирование гостиницы возлагается на секретаря руководителя. На сайте http://www.inturtrans.ru/ руководитель должен выбрать гостиницу, в которой он будет проживать во время пребывания в г. Токио. Необходимо обратить внимание на класс гостиницы, наличие одноместных номеров-люкс и ее местоположение. Секретарь должен заполнить анкету для бронирования, представленную на сайте и получить подтверждение бронирования заказа. Сроки проживания: с 23 апреля по 28 апреля включительно.

5. ФИНАНСОВАЯ СМЕТА

Составление финансовой сметы возлагается на заместителя главного бухгалтера автосалона. Смета должна быть утверждена и подписана руководителем и главным бухгалтером. В связи с тем, что все расчеты будут производиться наличными деньгами, бухгалтер Иванова А.Н. обязана в                       3-хдневный срок со дня утверждения сметы заказать и получить в банке необходимую сумму наличных денег.

В данной программе приводятся рекомендуемые суммы расходов по статьям.

5.1. Стоимость оформления визы

Стоимость оформления визы в консульстве Японии составляет 140 долларов США со сроком оформления в течение 14 дней.

5.2. Стоимость авиабилетов компании JAL

Стоимость 2-х авиабилетов первым классом составляет 3000 долларов США (Москва-Токио, Токио-Москва)

5.3. Стоимость оформления трансферта до а/п "Шереметьево 2"

Стоимость заказа трансферта в компании "Лимузин-эскорт" составляет 30 долларов США + 10 долларов США за подачу машины по указанному адресу. Итого 40 долларов США.

5.4. Стоимость проживания в отеле

Стоимость проживания в  отеле в одноместном номере-люкс составляет 1500 долларов США на 5 суток (300 долларов/сутки), включая проживание, питание в ресторане и пользование всей инфраструктурой отеля.

5.5. Размер суточных, включая день отлета и день вылета

Размер суточных на 5 суток, включая день отлета и день вылета, составляет 750 долларов США (150 долларов в сутки)

5.6. Представительские расходы

Представительские расходы составляют 500 долларов США. В представительские расходы входит: изготовление презентационного фотоальбома, заказ сувениров с логотипом компании "Автотор", изготовление рекламных буклетов.

Итого сумма расходов на поездку составляет 8680 (Восемь тысяч шестьсот восемьдесят) долларов США.

5.7. Национальная валюта (Йены)

Японской валютой является йен. Он обозначается ¥

Купюры в Японии бывают достоинством в 10000, 5000 и 1000 йен

Монеты в Японии бывают достоинством в 500, 100, 50, 10, 5, 1 йен.

Курс: 1 йена = $0,01

Банки

Часы работы с 9.00 до 12.00 (и обычно с 9 до 12 по субботам)

В праздники банки бывают закрыты.

Кредитные карточки

Основными карточками, которые используются в Японии, являются 'Visa', 'MasterCard', 'Diner's Club', 'American Express'

Дорожные чеки

Отели обычно принимают дорожные чеки.

6. ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА ПО ЯПОНИИ

6.1. Официальные документы

Отношения между Россией и Японией впервые были официально узаконены в 1855 году, когда в Симоде был подписан русско-японский трактат о торговле и границах. Через 40 лет, в 1895 году в Санкт-Петербурге был подписан контракт о торговле и мореплавании. После  русско-японской войны в 1905 году в Портсмуте был подписан первый мирный договор между Россией и Японией. После революции 1917 года была подписана Конвенция об основных принципах взаимоотношений между СССР и Японией. Эта Конвенция была подписана в Пекине в 1925 году. В 1951 году в Сан-Франциско был подписан второй мирный договор с Японией. В период между 1951 и 1993 г.г. было подписано еще несколько официальных документов, регламентирующих  советско-японские отношения.

В 1993 году в Токио была подписана Декларация о японо-российских отношениях. И в 1998 году подписана Московская декларация об установлении созидательного партнерства между Японией и РФ.

6.2. Географические и климатические особенности Японии

Япония — страна гор, ими заняты 85% территории Японского архипелага. Как правило, вне зависимости от размеров островов, горы являются их осью, а равнины и низменности, расположенные по побережью, окаймляют горные системы. Преобладают низкие и средневысотные горы, вытянутые преимущественно меридианально. На острове Кюсю встречается запутанное, лабиринтообразное расположение хребтов. Горы, несмотря на небольшую высоту, изолируют отдельные части островов и придают мозаичность ландшафтам Японии.

Равнины занимают только 15% территории страны, но на них проживает 80% всего населения. Это преимущественно береговые низменности Канто, Ноби, Этиго на острове Хонсю; Исикари на острове Хоккайдо; Тикуту на острове Кюсю. Ширина прибрежных низменностей колеблется от нескольких до 150–160 км у самой крупной низменности Японии — Канто. Ее площадь составляет около 13 тыс. км2.

Японский архипелаг, протянувшийся с севера на юг более, чем на 2 тыс. км и состоящий из четырёх основных островов: Хоккайдо, Хонсю, Сикоку и Кюсю, а также более 3 тыс. маленьких островов, лежит в так называемой Азиатской Зоне муссонов. Поэтому климат Японии в основном мягкий и достаточно влажный. Исключение составляет Хоккайдо, где преобладает субарктический климат с холодной снежной зимой и теплым летом.

Зимой температура в районах вдоль Тихоокеанского побережья редко понижается ниже 0 градусов по Цельсию. В Северной Японии зимой выпадает снег, и  температура понижается ниже 0, но сильных холодов не бывает. Центральная Япония отличается мягкой солнечной зимой и снег, если и выпадает, то быстро тает. Зимние месяцы в Южной Японии сложно назвать зимой, так как температура всегда плюсовая и снега не бывает. Климат мягкий.

Весна - самое лучшее время для посещения Японии, так как температура днем уже больше 10 градусов по Цельсию, светит солнце. В конце марта начинается цветение сакуры - японской вишни, а следом абрикосового дерева. В апреле уже все расцветает. В мае по нашим российским меркам наступает настоящее лето, так как температура днем в солнечную погоду может доходить до 30 градусов.

Японское лето наступает в июне с приходом сезона дождей, который длится от трех до четырех недель. В это время Японию посещают тайфуны. Очень высокая влажность и температура воздуха более 30 градусов по Цельсию мало кому придется по душе, поэтому этот период считается самым не рекомендуемым для посещения Японии. С июля в Японии устанавливается жаркая погода с периодически выпадающими непродолжительными осадками, хотя влажность остается достаточно высокой.

Осенью во всей Азии, включая Японию, преобладает сухая теплая погода, благоприятная для путешествий. Увеличивается разница между дневной и ночной температурой. Так, например, днем температура может доходить до 30 градусов (в сентябре), а ночью опускаться до 10.

Средняя температура в Токио колеблется в пределах от 7,6ºС зимой до 27,7ºС летом. Весной средняя температура составляет 14,5ºС.

6.3. Особенности деловой этики

Организационная структура

В организационной структуре японских компаний существует ряд принципиальных отличий, которые на первый взгляд не видны. Примечательным примером является существование формальных и неформальных механизмов связи, которые позволяют передавать информацию с нижних уровней организации высшему руководству через руководство среднего звена. Благодаря этому механизму сотрудник более низкого ранга, работающий в важном подразделении, может иметь больше влияния, чем лицо более высокого ранга.

Японские организации также более ориентированы на коллективные решения, и полное право принятия решения редко делегируется одному лицу. Хотя высшее руководство компании официально обладает большими полномочиями при принятии решения, руководящие сотрудники нижнего и среднего звена играют ключевую роль в практическом осуществлении решений. В японских организациях обычно нет четкого разделения ответственности по различным уровням деятельности компании, и часто области полномочий и влияния могут частично совпадать самым непредсказуемым образом. По этой причине официальная организационная структура и должности могут не соответствовать реальной расстановке сил в процессе принятия решения.

"Айсацу"

Перед проведением серьезных переговоров важно установление первоначального контакта с представителями  японской компании. На японском языке такая процедура называется айсацу, что переводится на английский как "обмен приветствиями", но в Японии ей придается гораздо более глубокое значение. Эта первоначальная процедура, айсацу не предусматривает обсуждения конкретных вопросов или дел, но служит для того, чтобы "сломать лед", позволить представить Вашу компанию японской стороне и познакомиться с японской фирмой.

Личное знакомство

Личное знакомство является неотъемлемой частью порядка ведения дел в Японии. Японские предприниматели придают большое значение межличностным связям, и этим вполне может воспользоваться, устанавливая начальные деловые связи с целью последующего проникновения на рынок.

Представляясь, необходимо сказать несколько слов о Вашей компании, должности, которую Вы в ней занимаете, и очертить круг деловых вопросов, которые Вы хотели бы обсудить. Такая информация позволяет лицу, которому Вас представили, определить общую линию поведения с Вами.

Нельзя сразу преуспеть в установлении дружеских связей, это длительный процесс, в котором требуется терпение. Однако  стремление к развитию дружеских отношений продемонстрирует серьезность  намерения работать в Японии, а также может приносить выгоду в течение многих последующих лет.

 Подготовка к переговорам

Бизнес в Японии ведется на основе доверия и связей, и поэтому концепция переговорного процесса и юридически обязательных договоренностей зачастую отличае


  Высшая школа М.А. Пронина "Стратег" 
Школа помощника руководителя
  Бронирование гостиниц
Памятка гостю столицы
Тестирование
 

Подпишитесь на нашу рассылку

 Семинар "Современный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции", ДИСТАНЦИОННОЕ ОБУЧЕНИЕ 
 Семинар "Современный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции"1-2 октября 2018 г 
 "Эффективный помощник руководителя: управление временем", 10-11 октября 2018 г. 
 Семинар Профессиональный помощник руководителя: о чём не пишут в книгах" 13-14 октября 2018 г. 
 "Стресс-менеджмент и конфликтология", 23-24 октября 2018  
   
     
     © Copyright 2007. Все права защищены.
Школа помощника руководителя
  разработано yans.ru