I. Общие положения.
Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность личного помощника руководства, именуемое в дальнейшем «Общество».
1. |
Название должности |
Личный помощник руководителей |
2. |
Квалификационные требования |
Образование и профессиональный опыт:
- высшее (незаконченное высшее) образование;
- опыт работы на аналогичной позиции от 1 года;
- свободное владение английским языком (устный и письменный).
Необходимые знания и навыки:
- знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;
знание ПК (MS Office) и офисной оргтехники;
- умение вести деловую переписку на русском и английском языках;
- владение правильной речью и письмом;
- соответствующий профессиональный имидж;
- презентабельная внешность;
- дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
- умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами;
- стрессоустойчивость, доброжелательность;
- знание правил внутреннего трудового распорядка Общества.
|
3. |
Непосредственная подчиненность |
Генеральный директор Общества (далее - руководство), Административный директор (Руководитель аппарата руководства Общества / Секретариата) |
4. |
Наличие и состав подчиненных |
Нет |
5. |
Порядок замещения |
секретарь-референт |
II. Права
Личный помощник имеет право:
1. Представлять Общество в отношениях с другими организациями, представлять интересы Общества в сторонних организациях при организации встреч и телефонных соединениях руководства.
2. Запрашивать и получать необходимые материалы, документы, информацию от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства Общества и непосредственного руководителя.
3. В пределах своих должностных обязанностей подписывать и визировать документы, а именно: сопроводительные письма для исходящих факсов, заявок; заявки на разовые пропуска для прохода в административное здание.
4. Самостоятельно вести переписку / переговоры с внешними организациями по вопросам, связанным с разрешением текущих вопросов, не требующих решения вышестоящего руководства и согласия других сотрудников, а именно уточняющего характера - для разрешения текущих вопросов, связанных с рабочим графиком руководства или выполнением распоряжений, не накладывающие никаких обязательств.
III. Должностные обязанности
К обязанностям Личного помощника руководства Общества относятся:
1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.
2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.
3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).
4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).
5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.
6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).
7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
8. Ведение расписания переговорных комнат.
9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
10. Составление и редактирование деловых писем для руководства.
11. Контроль сохранности документов в приемной руководства.
12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).
14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)
15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.)
16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.
17. Замещение секретаря-референта офиса.
18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.
IV. Ответственность
Личный помощник руководства несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Расписание всех семинаров Школы помощника руководителя на 2010 и 2011 год ЗДЕСЬ! |
Подписи:
Общество Работник
________________/____________/ ___________________/_________/
м.п.
Визы:
Руководитель Департамента по работе с персоналом
___________________/_________/
Руководитель аппарата руководства
___________________/_________/
Информация с сайта Деловой сети RB.RU |